Comunicación Asíncrona: Cómo Mejorar la Eficiencia en tu Empresa
El desarrollo de sistemas de operación dentro de una empresa nos da la pauta para tener una organización efectiva y poder dar seguimiento puntual a todas las alertas que se nos presentan día a día, permitiéndonos avanzar en el desarrollo de nuestro negocio sin perder de vista los objetivos.
¿Cómo lograr esto dentro de una compañía de restauración o cualquier otro sector del mercado mediante buenas prácticas en el uso de la tecnología?
Hoy en día, tenemos diferentes softwares diseñados para la gestión de nuestros proyectos, como Google Workspace, Microsoft Teams, Notion, Asana, etc. Sin embargo, ahora no es el momento de conocerlos a profundidad, sino de penetrar en un tema que satisface las necesidades de empresas y empresarios para llegar al punto deseado: la organización.
Muchas veces creemos que todo lo podríamos arreglar por medio de grupos de WhatsApp. Sin embargo, la correcta ejecución de nuestros sistemas de operaciones exige una técnica a veces muy usada pero poco conocida: la Comunicación Asíncrona. Esta técnica cambia toda la perspectiva para que, como director, te vuelvas altamente efectivo, asumiendo que has comprendido que hay información no relevante en ciertos momentos y que realmente satura a los miembros de un equipo.
Ejemplos de Comunicación Asíncrona
Ejemplo 1: Proyectos Escolares
Imagina que eres un estudiante trabajando en un proyecto grupal. Cada miembro del grupo tiene diferentes horarios de clases, actividades extracurriculares y compromisos personales. En lugar de intentar coordinar reuniones en tiempo real, el grupo utiliza una plataforma como Google Workspace. Aquí, cada miembro puede subir sus contribuciones, dejar comentarios y revisar el trabajo de los demás en cualquier momento que les sea conveniente.
Pros:
- Flexibilidad: Los estudiantes pueden trabajar en el proyecto cuando les sea más conveniente, adaptándose a sus propios horarios.
- Menos estrés: No hay presión para responder o colaborar instantáneamente, reduciendo la ansiedad y mejorando la calidad del trabajo.
- Mejor organización: Todo el trabajo y las comunicaciones se almacenan en un solo lugar, lo que facilita el seguimiento y la revisión de las contribuciones.
Ejemplo 2: Colaboración en Diferentes Zonas Horarias
Supongamos que trabajas en una empresa con compañeros en diferentes zonas horarias. Tienes que colaborar en un proyecto importante y, en lugar de coordinar reuniones que funcionen para todos, utilizas una herramienta como Microsoft Teams. Aquí, cada miembro del equipo puede actualizar el estado de sus tareas, subir documentos y dejar comentarios cuando les sea posible.
Pros:
- Mayor productividad: Los empleados pueden trabajar en sus tareas sin interrupciones constantes, lo que aumenta la eficiencia.
- Documentación completa: Todas las discusiones y actualizaciones quedan registradas, lo que facilita la revisión y el seguimiento del progreso del proyecto.
- Mejor balance vida-trabajo: Los empleados pueden gestionar mejor su tiempo, equilibrando sus responsabilidades laborales y personales sin sacrificar ninguna de ellas.
Ventajas de la Comunicación Asíncrona
¿Sabías que puedes tener toda tu compañía en la nube, con intranets, boletines, almacenamiento, seguridad, usuarios, roles y que todo esto es tan fácil de llevar y que te está separando de la competencia en el mercado?
¿No te gustaría tener todos tus archivos a la mano desde tu teléfono móvil?
¿Qué te parece que puedes dar seguimiento por grupos y canales diferentes a toda la información relevante para ti y esparcida de manera pensada y correcta entre tus colaboradores?
Es increíble el poder que tiene hacer uso de estas tecnologías para la organización de nuestra empresa, brindándonos seguridad y efectividad en la toma de decisiones. Puedes tener separados por grupos cada departamento de tu empresa, crear videoconferencias, grabarlas, hacer transcripciones de ellas y tenerlas colocadas en modo Stream en tu organización.
También en mi caso, la comunicación asíncrona me ha permitido trabajar de manera conjunta en diferentes archivos y solucionar las necesidades de mis clientes de manera remota. De este modo, ellos siguen su ritmo de trabajo y yo coordino su organización sin hacer interrupciones en su operación. Además, me permite ajustarles fórmulas en sus balances financieros, crear ajustes mediante código VBA y aplicar mejoras justamente de manera asíncrona.
Estructura Organizacional Moderna
Para ejemplificar una buena división de la empresa y la distribución de la información, la siguiente estructura organizacional moderna incluye un departamento clave y separado: